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Animer des communautés en ligne – expérience d’un facilitateur

Johnson Opigo

Johnson Opigo décrit son expérience d’animateur de la Communauté de pratiques des Formateurs Web2forDev du CTA.

Lorsque le Centre technique de coopération agricole et rurale ACP-EU (CTA) m’a demandé d’animer la liste de discussion anglophone de la Communauté des Formateurs Web2forDev, je n’ai pas hésité à accepter la mission car j’animais déjà une formation en ligne dans le cadre d’un programme intégrant des plateformes de discussion. L’importance des forums de discussion se fonde sur le fait qu’ils sont largement utilisés comme canaux de partage d’information, de recherche et de fourniture de conseils, d’évaluation des progrès d’actions collectives et enfin, de renforcement de l’esprit d’équipe et du sentiment de vision commune.

La Communauté de pratique des Formateurs Web2forDev du CTA compte plus de 100 personnes résidant dans 34 pays. Ses membres ont été formateurs ou co-formateurs des Opportunités d’apprentissage sur
le Web 2.0 et les médias sociaux. La plupart d’entre eux ont bénéficié d’une formation adaptée sous forme de formations à distance organisées par l’UNITAR et sont employés par les organisations qui ont accueilli des événements de formation dans divers pays. Ils constituent donc le capital humain assurant la réplication du programme de formation au Web 2.0 et aux médias sociaux du CTA, ainsi que la diffusion des innovations en ligne au sein de leurs institutions et circonscriptions respectives. Créée en juin 2014 sur recomman-dation des évaluateurs qui ont mesuré l’impact des efforts de renforcement des capacités mis en œuvre par le CTA dans les domaines du Web 2.0 et des médias sociaux, la communauté vise les objectifs suivants :

  • Maintenir les liens entre les membres,
  • Coordonner les actions visant à assurer le développement des compétences des formateurs,
  • Partager les expériences en matière de dispense de formations sur  la base du programme du CTA, 
  • Rechercher des conseils sur des sujets liés au programme, et suggérer des améliorations,
  • Partager des mises à jour pertinentes du contenu du programme et,
  • Soutenir la réplication du programme par le biais d’institutions liées aux formateurs.

Par ailleurs, j’anime des discussions en ligne limitées dans le temps qui font partie intégrante de la formation à distance de 9 semaines « Collaboration innovante pour le développement », proposée par l’Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR). Dans le cadre de chaque cours, les participants doivent participer à des discussions sur des thèmes précis, définis en fonction du module abordé à un stade spécifique de la formation. Quatre de ces modules comprennent un débat spécifique où les participants sont tenus de : 

  • Partager des idées sur le sujet du module,
  • Partager des expériences vécues concernant le sujet et,
  • Trouver un terrain d’entente en vue d’explorer des possibilités de collaboration au-delà de la période de formation.

Les participants des deux forums reconnaissent qu’on apprend beaucoup des autres, mais l’expérience d’apprentissage ne peut être complète que grâce à une participation régulière aux discussions.

Réalisations et enjeux

La mesure dans laquelle j’ai réussi à impliquer les membres de la Communauté des formateurs Web2forDev dans des discussions a été assez aléatoire. En tant que groupe de personnes grandement capables de discernement, je pense qu’elles ont une vision claire des sujets de discussion qu’elles considèrent comme importants et ceux qu’elles préfèrent aborder avec moins d’intérêt. Il est toutefois intéressant de remarquer que si une discussion porte sur un sujet crucial, elle progresse par elle-même et en arrive à un point où les participants prennent position.

Une autre réussite liée aux échanges de la Communauté de pratique des formateurs est la mise sur pied des Réunions d’anciens du CTA (Alumni Hangouts). Il s’agit d’un cadre informel permettant aux formateurs et anciens participants de villes ou régions spécifiques de se rencontrer périodiquement afin de passer en revue leurs expériences personnelles
et se tenir informés des derniers développements du Web 2.0 ainsi que des médias sociaux. Les applications du Web 2.0 et des médias sociaux étant constamment modifiées et révisées, les réunions donnent la possibilité de combler les lacunes
en termes d’information.

Dans le cadre de la formation à distance de l’UNITAR, la participation à des forums de discussion limités dans le temps est obligatoire. En complément à d’autres activités et tâches obligatoires, elle favorise un niveau de participation acceptable car elle fait partie d’un mécanisme intégré au système de notation de l’UNITAR pour que les participants puissent bénéficier de l’Option de récupération de notes. Ce système permet essentiellement à un participant de réussir un module, même s›il ne dispose pas des points suffisants, dans la mesure où le facilitateur juge que ses contributions au forum de discussion sont assez substantielles pour récupérer les points perdus.  Le niveau d’activité est également déterminé par le temps de disponibilité et la charge de travail du module.

Les participants sont souvent présents sur les forums de discussion quand ils suivent des modules faciles. Ils le sont moins lorsque les modules sont difficiles. Ce que je trouve positif dans le forum UNITAR, c’est que les discussions peuvent être très poussées. Les participants sont parfois véhéments lorsqu’il s’agit de remettre en question des hypothèses ou des conclusions et de donner leur opinion. Quand je pose une question hypothétique pour étendre le périmètre des conversations ou chercher à identifier les questions les plus importantes, et ainsi parvenir à une synthèse d’idées, les réactions pleuvent.

Inciter à participer efficacement

Tout cela ne signifie pas qu’il n’y a jamais eu de moments de calme. Quand cela arrive, j’utilise des émoticônes comiques, ou je fais une annonce séparée assaisonnée de l’humour approprié pour encourager
la participation. Je lance parfois un concours d’écriture et décerne de magnifiques plaques commémoratives virtuelles aux gagnants. J’ai le plaisir de vous informer que ces stratégies se sont révélées magiques pour obtenir le niveau souhaité de participation.

Il existe une différence conceptuelle entre les échanges de la liste de discussion de la Communauté des formateurs Web2forDev et ceux des forums de discussion de l’UNITAR, ce qui a déterminé dans une large mesure le type d’enjeu auquel j’ai été confronté plusieurs mois durant. La Communauté de pratiques (CoP) des formateurs, comme son nom l’indique, est un moyen permettant aux formateurs d’atteindre les objectifs mentionnés plus haut. Malgré ces objectifs ambitieux, un membre peut décider de ne pas participer aux discussions, sans aucune répercussion le concernant. En tant qu’animateur attaché à la résolution des problèmes, le seul moyen dont je dispose pour gérer cette situation est la persuasion morale.

Enseignements tirés

Animer le forum des formateurs Web2forDev m’a donné l’opportunité d’apprendre des choses utiles que  je peux appliquer lorsque j’anime d’autres ateliers. Voici quelques-uns des enseignements que j’ai pu tirer :

  • Ne jamais être présomptueux avec des collègues formateurs : ils savent ce qu’ils font,
  • S’attendre à l’inattendu : un sujet dont je ne pensais même pas qu’il ferait une étincelle a généré une véritable tempête de réactions !
  • Féliciter les contributeurs, même si l’implication est faible ou timide,
  • Apprendre à laisser les autres prendre les rênes dès que possible,
  • Demander l’aide de collègues formateurs dès que vous êtes à court d’idées,  
  • Ne jamais être découragé par une faible participation : des membres silencieux peuvent être d’excellents lecteurs de posts, et donc constituer une part importante de la communauté. Le défi consistant à tenter des techniques de conversion pour qu’ils deviennent également des commentateurs,
  • Être courtois, rester neutre,
  • Se mettre au défi de développer de meilleures compétences de persuasion,
  • Apprendre l’importance des incitations, qu’elles soient négatives ou positives,
  • Résumer les informations et les résultats d’un échange sur un sujet spécifique et distribuer le résumé au groupe.

Stratégies pour stimuler la participation de groupe

Il existe des stratégies que j’ai apprises avec le temps en animant et facilitant des conversations. Ayant découvert de première main que l’un des principaux défis des discussions en ligne est l’absence d’implication de membres dans des conversations approfondies visant à susciter des résultats productifs, ces stratégies ont été efficaces pour moi.

  • Motiver constamment les membres à dialoguer sur la plateforme,
  • Contacter les membres en privé pour demander des contributions,
  • Provoquer des discussions en se faisant l’avocat du diable, 
  • • Poser des questions simples : c’est magique,
  • Maintenir la communication dans le groupe pour éviter les silences et,
  • Fournir des résumés de sujets longuement débattus.

Malgré les difficultés décrites plus haut, entretenir et animer une liste de discussion pour la Communauté de formateurs est très bénéfique.

Pour les entrepreneurs, l’impact positif de Google Maps for Business sur leurs activités a parfaitement été mis en avant lors de l’une de nos discussions. Certains participants, moi y compris, ont eu pour la première fois l’opportunité de placer leurs entreprises sur la carte mondiale, à la vue de tous.

Le partage d’information et d’expériences est donc l’un des points clés du forum des formateurs. Les membres échangent librement des informations et donnent des conseils importants pour gérer des situations difficiles en formation, améliorer des méthodes de formation, découvrir des approches différentes en vue d’enseigner le contenu du cours, et favoriser l’entente entre les formateurs. À mon sens, le forum des formateurs
a largement atteint ses objectifs.