De l'importance de la visualisation des données dans l'évaluation des projets du CTA

D’un point de vue stratégique, l’investissement du CTA – ou de toute autre agence de développement, qu’elle opère au niveau local, régional, national ou international – dans un système de suivi et d’évaluation (S&E) poursuit un quadruple objectif : transparence, apprentissage, prise de décision et visibilité. En principe, le S&E bénéficie d’un soutien très important au sein de la communauté du développement. La réalité du terrain est néanmoins souvent différente. La plupart des organisations – voire toutes ! – peinent à mettre en place et à gérer un système S&E pleinement opérationnel, capable de répondre à ces objectifs ambitieux.

Jusque récemment, l'un des principaux défis du CTA en matière de S&E résidait dans la capacité à mesurer précisément l'apport des projets du centre aux objectifs de son cadre logique institutionnel. Une solution a été trouvée : la visualisation des données. L’adoption de la suite d’outils décisionnels de Microsoft (Power BI) pour la visualisation des données a constitué la pierre angulaire du système de gestion des données relatives aux résultats (RDMS, Results Data Management System) récemment déployé par le CTA, qui est principalement axé sur le suivi et l’évaluation. Cette initiative, lancée en janvier 2019, a aussi permis d'affiner les indicateurs des cadres logiques spécifiques à des projets tout en leur attribuant un code. Enfin, les fonctionnalités de suivi des projets ont pu être adaptées dans la principale base de données de gestion des projets du CTA, baptisée DELTA.

Affiner les indicateurs des cadres logiques spécifiques à des projets et leur attribuer un code

En février 2019, l’unité Apprentissage, suivi et évaluation (ASE) du CTA a imaginé un exercice original qui impliquait tout le Centre. L'objectif consistait à mettre à jour 35 cadres logiques spécifiques à des projets, mais aussi favoriser une meilleure harmonisation entre les indicateurs au niveau des projets et ceux du cadre logique institutionnel – qui a été actualisé en 2018 avec l’accord de la Commission européenne. Afin de mener à bien cette initiative, l'ASE a pris plusieurs mesures (voir en haut à gauche de l'illustration 1) en :

Adapter les fonctionnalités de suivi de projet dans DELTA

En parallèle de l'harmonisation et de la codification des indicateurs du cadre logique, le service informatique du CTA a modifié les fonctionnalités de suivi de DELTA pour permettre la saisie systématique des données via des formulaire standardisés (voir en haut à droite de l'illustration 1).

Le formulaire type compte désormais 20 champs qui permettent de différencier les données relatives aux résultats bruts, à l'impact et aux réalisations. Ces champs incluent notamment le code du projet, la définition de l’indicateur, le code qui relie l’indicateur de projet à l’indicateur correspondant du cadre logique institutionnel, la cible et la valeur réelle de l’indicateur. Si possible, les données sont ventilées par genre, âge et emplacement géographique (pays et région). Enfin, des champs supplémentaires (comme la source de vérification et confirmation de validation de la saisie) ont été ajoutés pour améliorer l’intégrité, la cohérence et la précision des données.

Des solutions innovantes pour approfondir la visualisation des données

L'un des points forts de la suite Power BI (en bas à droite de l'illustration 1) réside dans la possibilité d’agréger des données depuis plusieurs bases de données – et pas simplement DELTA. Ainsi, des jeux de données sur des sujets insuffisamment couverts par DELTA (p. ex. des informations financières et des données sur les participants et événements) peuvent être directement importés dans Power BI à partir de fichiers Excel ou d’autres sources.

Les rapports issus de Power BI, disponibles depuis août 2019, permettent au CTA de suivre ses objectifs en matière d’impact, de résultats et de réalisations pour tous les cadres logiques dans DELTA. L'illustration 2 propose un aperçu graphique d'un rapport concernant le projet du CTA, « Des systèmes de données agricoles pour transformer l’agriculture à petite échelle (Data4Ag) ». Quant à l'illustration 3, elle montre comment des données numériques sont présentées sous forme de « feu de circulation » afin de refléter la progression relative vers les résultats attendus d’un autre projet du CTA « Transformer l'agriculture africaine - Les yeux dans le ciel pour des technologies intelligentes au sol ».

Ces deux visuels démontrent qu'il est possible d'observer l'évolution d'un projet sur un seul et même tableau grâce à la visualisation des données. Par ailleurs, nous remarquons que ces données peuvent être présentées sous différents formats et avec des niveaux de détail variés. La possibilité d’actualiser les données et de publier automatiquement des rapports pour fournir aux utilisateurs des informations à jour sont d'autres avantages fournis par la solution Power BI. L'émergence d’un référentiel commun sur l'interprétation des résultats permet au CTA de démontrer précisément comment des projets spécifiques contribuent aux objectifs de son cadre logique institutionnel. Le Centre, grâce à l’amélioration de la quantité comme de la qualité des données, est mieux armé pour utiliser le suivi et l’évaluation à des fins de transparence, d’apprentissage, de prise de décision et de visibilité. L’outil est relativement intuitif, tant côté développeur que côté utilisateur.

L'importance du facteur humain

Si le RDMS du CTA était une machine, alors nous pourrions affirmer que l’apport de la visualisation a permis d’améliorer considérablement ses performances. Son carburant, à savoir les données, est injecté via le feedback et les rapports de S&E (en bas à gauche de l'illustration 1). Comme pour toute machine, qu’il s’agisse d’une voiture ou d’un ordinateur, l'être humain ne peut se contenter de concevoir le produit fini : il est aussi responsable de son utilisation et de son entretien. C'est pourquoi l'illustration 1 comprend de nombreuses références aux unités et équipes de projet du CTA, ainsi qu’aux partenaires de mise en œuvre des projets. Sans la contribution de ces personnes, qui continuent de jouer un rôle majeur dans le développement du RDMS, il serait impossible de pérenniser un tel système.